Управление и автоматизация закупок является важным условием того, чтобы в торговле и других бизнес-процессах все происходило по плану и стабильно. Именно поэтому делается акцент на интеграцию и взаимодействие всех сфер деятельности, которые нужны для достижения общей цели в компании. Управление закупками происходит по функциям, которые относятся к стандартной теории управления. Система основывается на правильном разделении труда, а также традиционной теории управления. В ней главным является то, чтобы минимизировать издержки.
Цели и задачи управления закупками
Чтобы создавать товары или реализовывать их, на предприятии должны быть постоянные запасы. Это дает возможность постоянно пополнять ассортимент продукции, устанавливать стабильные цены, повышать спрос покупателей. Чтобы поддерживать нужное количество запасов на одном уровне или повышать его, необходимо наладить процесс управления закупками.
Основная цель такого управления лежит в том, чтобы постоянно обеспечивать компанию товаров в нужном объеме. При этом тратить минимум средств. Также существуют и другие цели:
- удовлетворение нужд покупателей;
- уменьшение расхода финансов;
- предотвращения потерь, неоправданных расходов в компании.
Чтобы эти цели были реализованы, необходимо бросить все силы, чтобы выполнить такие задачи:
- адаптировать организационный механизм размещения заказов под современные нужды;
- усилить контроль касательно закупок;
- вкладывать средства в улучшение оборудования, его ремонт, покупать только качественное сырье у проверенных производителей.
Если рассматривать управление с позиции маркетинга, то оптовая торговля занимается тем, что удовлетворяет потребности предприятий, продающих товары в розницу. Товары поставляются на предприятия в нужном объеме в указанное время. Оптовые компании разбираются в потребностях самих покупателей. Именно поэтому при управлении закупками решаются такие задачи как покупка товара, который пользуется непременным спросом у конечного потребителя.
Процесс закупки состоит из ряда последовательных шагов:
- установка количества товара;
- определение, насколько нужна та или иная продукция потребителю;
- поиск достойных поставщиков, анализ их работы, использование различных методов исследования рынка;
- определение критериев, по которым оценивают поставщиков во время разговора — технические, экономические и другие требования.
- выбор поставщиков, проведение переговоров;
- анализ полученных результатов вследствие общения с поставщиками;
- заключение договора с ними на определенный промежуток времени.
Когда компания выбирает себе подходящих поставщиков, у нее появляется важный вопрос: оставить только одного или же начать сотрудничать с несколькими. Первый вариант предусматривает концентрацию заказов. Это позволяет получать у единственного поставщика большие бонусы и скидки, потому что размер заказа всегда будет большим. Оптовым компаниям это выгодно. Но при этом существуют и риски, а также ограничение возможностей оптовика — ему придется подстраиваться под существующие критерии и требования.
Когда речь идет о том, какой ассортимент вводить в продажу, нужно учитывать, насколько товары близки по группам, можно ли их продавать вместе, насколько удобно будет делать перевозки. Также учитывается спрос покупателей, количество конкурентов.
Этапы внедрения автоматизации закупок
Многие компании уже видят эффективность от внедрения автоматизации закупок. Существует десять этапов, которые позволят найти верное решение, ввести автоматизацию и избежать рисков ненужных растрат.
1. Установить цель
Сначала нужно решить, какие задачи будут решены при помощи автоматизации. Может, вам нужно сократить сроки доставки товаров, больше экономить на сырье или сделать процесс закупок более понятным и прозрачным для всех? Также целью может послужить желание выполнить все требования законодательства или сделать документооборот более простым и быстрым.
Также необходимо найти главную проблему, из-за которой вы решили внедрять автоматизацию. После проанализировать ее и найти лучшие решения для ее исправления.
2. Анализ работы компании
Не всегда руководство компании знает, как правильно построить целевую модель. Ведь для этого нужно досконально изучить бизнес-процесс, тогда будет возможность обнаружить детали, которые нуждаются в доработке или же замене.
Сначала нужно составить список процессов, которые необходимо автоматизировать. Первый из них — это стратегический сорсинг. Под эту категорию попадают анализ затрат, а также управление контрактами. Сюда же входит управление базой поставщиков. Второй — процесс, который начинается с подачи заявки и кончается оплатой. Можно сюда внести создание заявки, ее утверждение, после чего формирование заказа, отправка и фактическая оплата.
Кроме бизнес-процессов необходимо проверить все продукты, провести инвентаризацию. В некоторых случаях полезные инструменты уже были куплены, но почему-то не вводились в эксплуатацию или используются не в полную силу.
3. Фиксация рамок проекта
Далее нужно прописать сам новый бизнес-процесс, продумать целевую модель и подготовить план к ее внедрению. В ходе этой работы можно задействовать как закупщиков, так и других заинтересованных лиц. Идеальную модель не стоит отрывать от реальности — необходимо опираться на опыт, а также базовые знания специфики.
4. Выбор лучшего инструмента
Если бизнес-план полностью устраивает, нужно подобрать действенные инструменты, чтобы его реализовать. Это могут быть облачные решения, также электронные торговые площадки. Самое главное, чтобы инструмент имел такие особенности:
- упрощал документооборот;
- имел понятный интерфейс, управление которым не требует сложных знаний;
- отличался удобством использования;
- вмещал функционал, который можно совершенствовать;
- сохранял все данные, чтобы важная информация была под рукой, а также имел систему защиты;
- наличие ПО, возможности быстрой настройки;
- минимальные расходы на установку.
5. Создание техзадания
В техническом задании касательно автоматизации закупок должна находиться информация о будущем инструменте, что вы хотите в нем видеть, как себе представляете новые бизнес-процессы.
Вы должны сами составить ТЗ, опираясь на потребности компании. Если же в фирме не хватает экспертов, которые могут провести оценку и найти проблемы, есть смысл попросить о помощи независимых консультантов.
6. Знакомство с решениями
Пригласите консультантов для презентации, обсудите инструмент, который те предлагают, также протестируйте возможные сценарии. Вам нужно знать все о процессе внедрения инструмента, как долго это будет происходить, какие условия нужны. Также можно посоветоваться с компанией, которая уже использует данный инструмент и может все в подробностях описать, включая мелкие детали.
7. Проведение тестирования
Можно попробовать инструменты в работе, протестировать их, чтобы понять принцип их работы и оценить, подходит ли вам такое решение. В процессе тестирования важно, чтобы участвовало несколько человек, которые являются представителями разных групп. Это и поставщики, и закупщики, и инициаторы.
8. Оценка вендоров
Чтобы правильно оценить инструменты, вам нужно составить таблицу, в которой будут прописаны критерии вашего бизнес-плана. Это касается удобства, функциональности, экономии и прочего. Пусть участники сами оценят продукт, используя удобную для них шкалу. После нужно подсчитать баллы и найти самое лучшее решение для компании. Нужно оценить также и вендора, чтобы понять, как давно он на рынке, имеет ли финансовую устойчивость, хорошо ли говорят о нем клиенты.
9. Калькуляция затрат
Чтобы вывести стоимость решений, нужно учесть затраты, даже те, которые являются неочевидными. Это расходы на консалтинг, доработки, покупка серверов, а также лицензии. Можно также определить ближайшие расходы на 3-4 года. Стоит ознакомиться с контрактом, посмотреть на то, вводятся ли штрафы, если вы решите прервать его досрочно. Также — можно ли перенести все данные в другую систему, если по каким-либо причинам вы захотели подключить продукт конкурента.
10. Внедрение и мониторинг
На этапе обучения нужно вовлечь всех, кто будет участвовать в процессе закупок и использовать новую систему. Все должны ознакомиться с новым проектом, научиться им пользоваться.
После того, как инструмент уже пущен в дело, не забывайте следить за статистикой, чтобы знать о числе поставщиков, кто принимает участие в тендерах, какие конкурсы проводятся, что влияет на изменение цен и прочее. Анализ этой информации поможет вам всегда быть начеку и не упускать возможности, чтобы улучшить работу компании.
Управление холдингом, как система управления закупками
Управление холдингом — это подсистема, которая позволяет управлять закупками. Она дает возможность автоматизировать все существующие закупочные процедуры, определять потребности, которые нужно покрыть.
Система позволяет снизить трудозатраты, а также облегчить проведение отчетности. Можно провести интеграцию с электронными торговыми площадками. Благодаря этому объем всевозможных операций, которые раньше совершались вручную, снижается. У поставщиков будет возможность авторизоваться и получить личный кабинет. Там он сможет:
- прочесть правила организации, посмотреть ее документацию;
- разместить свой пакет документов;
- пройти аккредитацию;
- оформить претензию в случае необходимости;
- получать информацию о проведении конкурсов, принимать участие;
- указать информацию о себе;
- отслеживать процесс оплат по контрактам.
Помимо этого, в системе есть мастер создания лотов. Также там вы найдете шаблоны, которые можно менять при необходимости. Они нужны для того, чтобы заполнить условия контрактов. Также там находятся инструменты, которые позволяют определить первоначальную максимальную стоимость.
Успех процедуры закупок зависит от того, насколько четко с самого начала были выставлены требования к поставщикам, прописаны условия контракта. Система управления холдингом поддерживает полностью весь процесс касательно подготовки документов до самого момента заключения договора с победителем. Также в ней можно формировать протоколы, в которых отражены события процедур. Своевременные оповещения, работающие в автоматическом режиме, дают возможность видеть срочные задачи и не забывать о них.
Подсистема «Закупки» вполне может взаимодействовать с другими, например — «Казначейство» или же «Управление договорами». Это позволяет вовремя получать информацию о расчетах, оплате, также дает инструменты, чтобы управлять валютными рисками. Часть системы, называемая «Централизованное управление активами» сохраняет всю полезную информацию в подробностях. Дает возможность быстро принимать решения, проводить анализ состояния компании, активов, контролировать все процессы и не пускать на самотек.
Эффект от автоматизации закупок
Автоматизация покупок позволяет решать такие проблемы:
- отсутствие инструментов для принятия решений;
- отсутствие контроля закупок;
- не прописанный график выполнения заказов, из-за чего постоянно происходят утечки времени.
Автоматизация закупочных процессов предоставляет множество возможностей для компании, чтобы улучшить ее работу, избавиться от проблем, повысить прибыльность и не позволять финансам утекать в неизвестном направлении. Если внедрить автоматизацию, вы получите ощутимый эффект:
- снизятся затраты на поставки, а также таможенные издержки;
- все рутинные операции автоматизируются, что освободит многих сотрудников от сложной, монотонной работы, позволит им заняться более продуктивными, творческими делами;
- уменьшится риск «человеческого фактора», из-за чего часто бывают ошибки, недочеты и прочие проблемы; это касается ввода данных, в которых недопустима даже малейшая ошибка, также всевозможных расчетов;
- ускорится быстрота принятия управленческих решений;
- сроки поставок теперь будут точными и не станут колебаться, как прежде.
Автоматизация закупок облегчает все процессы, позволяет быстро принимать важные решения, а также значительно понижает стоимость управления закупками. Она дает возможность решать стратегические вопросы, собирать и анализировать статистику. Это выгодное решение, позволяющее экономить в больших масштабах.
