Описание
В строительной компании существовала система работы с документами, сочетающая разрозненные цифровые и бумажные процессы. Учет договорной документации велся в Excel-файлах, что создавало сложности с поиском документов и контролем их актуальности. Организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, инструкции) обрабатывались в бумажном виде, что замедляло их доведение до исполнителей и усложняло архивный поиск. Процесс согласования документов осуществлялся по электронной почте, что приводило:
- к потере актуальных версий среди множества правок;
- отсутствию четкого маршрута согласования;
- невозможности отследить текущий статус документа;
- риску работы с устаревшими версиями.
Такая организация документооборота снижала операционную эффективность компании, увеличивала временные затраты сотрудников на рутинные операции и создавала риски финансовых потерь из-за ошибок в работе с документацией.
Выбор подрядчика «Первый Бит» для решения проблемы основывался на подтвержденном опыте аналогичных внедрений в строительной отрасли. В рамках предпроектных встреч был продемонстрирован программный продукт «1С:Документооборот КОРП», который был признан оптимальным по функционалу, скорости внедрения и ожидаемому результату.
В процессе внедрения программного продукта 1С:ДО КОРП в контурах «Корреспонденции» и «ОРД» были достигнуты следующие ключевые улучшения:
- организована централизованная система хранения документов компании, обеспечивающая мгновенный доступ и исключающая потерю данных;
- автоматизирован контроль исполнения задач, включающий систему постановки, отслеживания и закрытия задач с автоматическими уведомлениями и контролем сроков исполнения;
- разработаны стандартизированные схемы движения документов, сокращающие время согласований и исключающие ошибки маршрутизации;
- реализована автоматизированная система учета входящей/исходящей корреспонденции;
- настроен специализированный функционал для учета и управления проектной документацией в рамках единой системы.
На протяжении всего процесса внедрения продукта проект сопровождался комплексными мероприятиями:
- по тестированию системы на реальных бизнес-процессах компании;
- сотрудники получали подробное обучение по работе с новым ПП;
- настройки решения оперативно дорабатывались на основании выявленных в ходе опытной эксплуатации особенностей;
- для пользователей были подготовлены подробные инструкции, что обеспечило быстрое и эффективное освоение системы.
В настоящее время реализована основная часть автоматизации проекта. В будущем планируется настройка интеграций 1С: Документооборот КОРП с другими системами и развитие дополнительного функционала под требования компании.
