Описание
До проекта казначейство и бюджетирование в компании строились на ручном труде – без единой системы, только на основе Excel. Для оптового дистрибьютора с разветвленной региональной структурой и многовалютными закупками за рубежом это создавало критическую уязвимость.
Данные были рассредоточены. Финансовому директору приходилось вручную собирать плановые и фактические показатели по каждому из филиалов и множеству контрагентов. Информация присылалась в разных форматах, что превращало консолидацию в трудоемкий процесс, занимавший дни, а не часы.
Разрозненные данные из подразделений не стыковались друг с другом. Планирование закупок кормовых добавок у европейских поставщиков и расчет потребности в валютных средствах для них велись отдельно от планирования продаж в региональных филиалах. Это приводило к рассогласованию цифр, искажению маржинальности по отдельным видам продукции и снижало доверие к отчетам.
Существовали риски кассовых разрывов. При большом количестве валютных платежей (в евро) и необходимости соблюдения регламентированных сроков оплаты по импортным контрактам отсутствие оперативного платежного календаря создавало риски несвоевременного исполнения обязательств. Ситуация усугублялась тем, что подготовка реестров платежей для банка занимала значительное время из-за необходимости ручной проверки статусов договоров и статей расходов. Процесс утверждения бюджетов и заявок проходил по электронной почте без формальных маршрутов.
На фоне развития бизнеса и роста числа филиалов руководство осознало: качественный управленческий учет больше невозможно строить на «ручном приводе». Бизнесу требуется единая система, которая обеспечит жесткий контроль над денежными потоками, ускорит сборку отчетности и снизит количество ошибок.
Компания «ФИДКОНСАЛТ» выбрала БИТ.ФИНАНС по нескольким причинам:
- Глубокая интеграция с 1С. Компания уже вела учет в «1С: Бухгалтерия предприятия», и БИТ.ФИНАНС стал надстройкой над существующей базой – не потребовалось переучивать бухгалтеров и менять учетную политику.
- Модульность. Решение позволяет поэтапно внедрять функционал: сначала автоматизировать казначейство, затем – бюджетирование и управленческий учет. Для «ФИДКОНСАЛТ» это было критично, поскольку бюджетный процесс требовал глубокой настройки под отраслевую специфику.
- Гибкость настройки. Заказчик высоко оценил возможность самостоятельно настраивать статьи и формы отчетов без привлечения разработчиков – это снизило стоимость владения системой.
- Экспертиза партнера. Офис «Краснодар Центральный» компании «Первый БИТ» имел опыт автоматизации торговых компаний со сложной филиальной структурой, что внушало доверие.
Этапы внедрения
1. Обследование и моделирование
Аналитики Первого БИТ совместно с финансовым директором «ФИДКОНСАЛТ» детально описали текущую модель бюджетирования. Выявили ключевые «болевые точки» – сложность консолидации данных по филиалам, отсутствие контроля лимитов в разрезе центров ответственности и ручная привязка платежей к бюджетным статьям.
2. Формирование единой модели бюджетирования
Доработка нормативно-справочной информации (НСИ) и создание единой бюджетной модели, основой автоматизации стала полная переработка нормативно-справочной информации. До внедрения справочники в «1С:Бухгалтерия» и Excel-таблицах филиалов не были синхронизированы, что делало консолидацию данных невозможной:
- Вместо разрозненных списков затрат был спроектирован и заполнен единый унифицированный классификатор статей БДДС. Введен общий корпоративный стандарт – базовый перечень управленческих статей, обязательный для всех филиалов. Это позволило финансовому директору видеть сопоставимые данные по всей компании без ручной группировки с сохранением необходимой детализации под специфику каждого ЦФО.
- На базе этого единого классификатора был сформирован полноценный Бюджет движения денежных средств (БДДС).
3. Автоматизация трансляции данных
Настроены правила автоматического переноса первичных документов (платежных поручений, банковских выписок, авансовых отчетов) из учетной системы «1С: Бухгалтерия» в контур БИТ.ФИНАНС. Фактические данные автоматически переносятся из учетной системы в контур БИТ.ФИНАНС с разнесением по статьям БДДС и ЦФО филиалов. При этом система корректно обрабатывает сложные операции:
- Валютные транзакции: суммы автоматически пересчитываются в рубли или евро по курсу на дату совершения платежа;
- Налоговая очистка: из анализа бюджета исключаются суммы НДС, что обеспечивает сопоставимость факта с утвержденным планом.
4. Автоматизация казначейства и процессов согласования
В системе был полностью автоматизирован жизненный цикл заявки на расходование денежных средств – от инициации до формирования реестра платежей с использованием обработки «Рабочее место казначея», где утвержденные заявки автоматически собираются в платежный календарь и реестры для банка.
5. Маршруты визирования
Вместо хаотичной переписки по почте создали в системе визирование бюджетных документов с четкой последовательностью утверждения. В ходе проекта со стороны заказчика сменился руководитель проекта. Команде удалось быстро погрузить нового участника в контекст без влияния на сроки проекта. Заказчик не просто принимал работу, но активно участвовал в обсуждениях, предоставлял необходимую экспертизу по филиалам и был искренне заинтересован во внедрении прозрачных процессов. Основной технической сложностью проекта стала необходимость автоматизации сбора фактических данных по платежам в нескольких валютах с их последующим оперативным пересчётом в единую валюту управленческого учёта, которая успешна была решена.
